Productividad no es solo trabajo, es la capacidad de poder cumplir nuestros objetivos y sueños. Todos imaginamos nuestras listas de tareas completas, nuestras casillas de mails leídos, aprender cualquier cosa y lograr nuestras metas. Para lograrlo tenemos que gestionar los recursos en nuestras manos y la mejor manera de hacerlo es tener rutinas que preparan las condiciones que permiten la productividad.
Una rutina es una secuencia de eventos, elementos y condiciones, que generan resultados consistentes y las rutinas efectivas son justamente las que apuntan a generar los mismos resultados con la menor energía posible.
“No te confundas ocupado con productivo. El objetivo no es hacer más cosas, sino lograr más resultados significativos”. – Gary Keller
Algunas ideas claves para repensar el cómo pensamos la productividad.
- La productividad va más allá del trabajo: Optimizar lo que somos capaces de hacer afecta también nuestra capacidad de desarrollar otros aspectos denuestra vida
- La productividad es más bien un síntoma de si los procesos de nuestra vida están operando correctamente.
- Lo que pensamos y sabemos afecta nuestra productividad ya que libera o limita lo que pensamos que es posible.
- La productividad es lo que logras de forma sostenible. No es productividad si estás agotándo tus recursos mentales y físicos.
Los enemigos de la productividad
Lo primero es que la productividad es un resultado y síntoma de cómo estamos. Esperar ser productivo cuando estamos estresados o enfermos es una contradicción. Nuestra productividad está condicionada fuertemente a cómo estamos emocionalmente y físicamente.
Estos son los principios conceptuales que más dinamitan tu productividad y no, no son la falta de planificación, la falta de enfoque, la falta de priorización, la procrastinación y el exceso de multitarea. .
Los enemigos principales de la productividad son: la culpa, el desinterés y la resistencia al cambio.
La culpa de no hacer las tareas pasadas, no hacerlas tan bien como esperabas, no cumplir en casa en el trabajo, en las expectativas de los otros, hace que tu cerebro siempre esté en el pasado y con cero foco en qué tiene delante. La culpa te va a quitar energía para ejecutar.
Ejercicio de autocompasión: La culpa puede ser paralizante y agotadora. Practica la autocompasión para liberarte de la carga emocional. Tómate un momento para reflexionar sobre tus expectativas y acepta que todos cometemos errores y tenemos limitaciones. Escribe una carta de autocompasión en la que te perdones por los errores pasados y te comprometas a aprender de ellos y seguir adelante
El desínteres no es solo que no te importe sino que no tienes motivación y a diferencia de lo que la mayoría cree, la motivación es algo que debemos gestionar para producir y no es algo que se genere espontáneamente. Si no estás conectado con la tarea, tu productividad solo puede disminuir.
Ejercicio de conexión con el propósito: Cuando te sientes desinteresado o sin motivación, reconecta con el propósito detrás de tus tareas. Reflexiona sobre por qué es importante para ti y cómo contribuye a tus objetivos y valores más profundos. Escribe una lista de las razones por las que la tarea es significativa y visualiza los resultados positivos que puedes lograr al completarla. Esto te ayudará a generar motivación intrínseca y compromiso con la tarea.
La resistencia al cambio es inflexibilidad ante los cambios, justificándolo en comodidad y en no reconocer la capacidad que puede mejorar. La búsqueda de ser productivos es un camino lleno de cambios progresivos y de los peores enemigos de la productividad, la resistencia al cambio es el más perverso porque se disfraza de otras cosas.
Ejercicio de cambio gradual: La resistencia al cambio puede ser superada mediante pequeños pasos progresivos. Identifica una pequeña área en tu vida o trabajo en la que te gustaría realizar un cambio y establece un objetivo alcanzable. Divide el objetivo en acciones pequeñas y concretas que puedas realizar de forma gradual. Celebra cada paso que completes y enfócate en los beneficios positivos que el cambio puede brindarte. Con el tiempo, estarás más abierto y adaptado al cambio.
La preparación
La productividad requiere que la menor cantidad de factores disruptivos se presenten en la rutina. Qué es un factor disruptivo? un factor disruptivo es un elemento que afecta el bienestar mental y físico que interrumpe el flujo de energía y atención.
- Sueño: Dormir las horas necesarias, recuperar el cuerpo durante el sueño, tener oxigenación durante las horas de sueño, comodidad del cuerpo. Son elementos básicos del sueño. Recomendamos comer temprano antes de las 20 horas y evitar tomar grandes cantidades de agua fria en la noche. Descanso y sueño: Un estudio publicado en el Journal of Sleep Research encontró que la privación del sueño puede llevar a una disminución de la productividad y el rendimiento cognitivo ³. Otro estudio publicado en el Journal of Occupational Health Psychology encontró que tomar descansos durante el trabajo puede ayudar a mejorar la productividad .
- Descanso: Practicar el ocio, tener tiempo de relajo y despejar la mente. Las actividades de descanso cercanos a la naturaleza son más eficientes, que en lugares cerrados. 30 minutos al día son suficientes para recargarse.
- Alimentación: Necesitamos combustibles y componentes para las funciones básicas del cerebro. Grasas sanas como la palta o los frutos secos y minerales como potasio, magnesio, zinc. Idealmenteconsumidos en la comida y no como suplementos. Especialmente si lo que experimentamos es cansancio deberíamos chequear nuestros niveles.Nutrición: Un estudio publicado en el Journal of Human Nutrition and Dietetics encontró que una dieta saludable puede mejorar la función cognitiva y la productividad . Otro estudio publicado en el Journal of Psychopharmacology encontró que los ácidos grasos omega-3 pueden mejorar la función cognitiva
El MINDSET productivo
Tal como hay enemigos de la productividad que son factores internos, hay potenciadores internos de productividad. La mentalidad para mejorar el cómo producimos es algo que entrenamos desde pequeños y asentamos cuando adultos.
Principios del Mindset de productividad:
- El error es parte del aprendizaje: no podemos evitar que no hayan errores pero si podemos hacerlo parte de lo que aprendemos. Un estudio publicado en el Journal of Organizational Behavior encontró que los empleados que podían aprender de sus errores tenían una mayor satisfacción laboral y un mejor desempeño laboral.
- Todo es mejorable una vez que está hecho: Nada que esté solamente en nuestra mente puede ser mejorado.
- Avanzar con dirección: avanzamos cuando sabemos hacia donde vamos.
- El proceso es parte clave del resultado: el cómo llevemos el proceso incide que la calidad del resultado
- Hay un tiempo para cada cosa: no tiene sentido ir en contra de la corriente, es mejor adaptarse y hacer otra cosa más propicia.
Las 5 rutinas de productividad
“La eficiencia es hacer las cosas bien; la efectividad es hacer las cosas correctas”. – Peter Drucker
1. Diseña las tareas:
Si tus tareas no se pueden realizar, te falta información o te falta claridad, va a afectar en tu capacidad de poder comenzar, desarrollar y terminar. Diseñar las tareas permite que puedas realizarlas y que al final del proceso los resultados sean satisfactorios. Tómate el tiempo para diseñar tus tareas antes de que ingresen a tu listado de tareas de la semana.
- Diseña las tareas en tres tamaños: s,m,l.xl y dividelas para que sean más manejables.
- Baja la incertidumbre de la tarea (la incertidumbre tiene que ver con la duda sobre duración, acciones a realizar)
2. Elimina-Corrige-Mejora-Mantiene
Actualiza constantemente los patrones de cómo trabajas.
- Elimina cualquier elemento que no te genere valor
- Corrige los puntos de error especialmente aquellos que generar cadena de errores.
- Mejora continuamente procesos de trabajos repetitivos
- Mantiene las cosas que funcionan
3. Adáptate al contexto
Ten en cuenta tu nivel de energía del día, qué otras cosas tienes que hacer ese día y dónde está tu atención. La productividad funciona mucho mejor en un flujo donde todo va en la misma dirección.
Resistirte, ir en contra de la corriente, solo es un gasto de energía
- Revisa qué puedes hacer ese dia
- Mira qué condiciones son positivas para ese tipo de tarea.
Adaptación al contexto: Un estudio publicado en el Journal of Applied Psychology encontró que los empleados que podían adaptar su estilo de trabajo a su entorno tenían una mayor satisfacción laboral y un mejor desempeño laboral.
4. Haz preguntas
Una de las razones porque perdemos capacidad de ejecución es porque nos falta información. La mejor manera de resolver es que en vez de reaccionar y hacer inmediatamente una tarea es preguntar, hasta que entendamos qué se espera, qué condiciones. Nos daremos cuenta que preguntar es de las rutinas más eficientes para evitar el ingresar tareas incompletas, ejecutarlas de forma eficiente, completarlas siguiendo el parámetro de calidad esperado.
- ¿Qué resultado se espera? Hay algún formato esperado
- ¿Qué recursos tengo disponible
- ¿Hay alguna restricción para hacerlo?
- ¿Tienes más información para hacerlo bien?
Incorpora la rutina de preguntar.
5. Diseño de recompensa
La productividad es una maquinaria compleja que requiere refuerzo. El solo terminar las tareas, no es suficiente y parte importante de ser productivo es tener recompensas que sean sostenibles y positivas.
Todos tenemos recompensas emocionales distintas por lo que el proceso de diseño es un proceso personal. La recompensa eleva el nivel de alegría y energía para la siguiente tarea del ciclo.
- La recompensa no puede ser perniciosa: como salir a fumar o abusar de sustancias
- La recompensa recarga de energía, las salidas a la naturaleza tiene ese efecto.
- La recompensa puede ser social, interactuar con otros puede aumentar el nivel de conexión
- La recompensa es personal y uno activamente debe buscarla por ejemplo pedir retroalimentación.
- La recompensa puede ser el explorar algo nuevo.
- La recompensa puede ser celebración que marca el término de una etapa y permite valorizar lo ocurrido.
Cómo medir tu productividad
Si te comparas contra un listado de tareas imposible de realizar, tu evaluación de productividad siempre será mala. Asi que tomemos una marco razonable para medirlo.
- Medición según dificultad: Mides según el nivel de resolución sobre las tareas más complejas de tu listado que lograste completar.
- Medición según tiempo: Mides según el tiempo liberado que se genera cada semana.
- Medición según predictibilidad: Mides según cuan acertado fue la predicción de duración de la tarea.
- Medición según felicidad: Mides según el nivel de felicidad de cada tarea terminadas con tres niveles de felicidad.
Herramientas para potenciar tu productividad
- Checklist de tareas: To-doist, Microsoft To-do
- Kanban: Tablero de tareas con el estado de tareas. Trello
- Automatización: Automatiza funciones entre aplicaciones Automate.io, Zapier, Microsoft flow
- Agendamiento: Calendly, GCal
- Relajamiento: Brain.fm
- Notas y memoria: Evernote, Notion
- Minuta de reuniones: Fireflies, Meetgeek
- Atención:Forest app,
- Tracking de tiempo: Toggl, Harvest
- Mapas mentales: Miro, Xmind
- Comunicación: Slack
Conclusión
Es muy díficil estar a full con la productividad cuando no estamos bien. La cultura corporativa nos lleva a estar productivo bajo estrés y cansancio. En realidad es que somos productivos porque estamos bien. Nuestra productividad será sostenible porque nuestro cuerpo y mente está disponible, capacitado y funcional. Practica estas rutinas como costumbres de la semana para obtener los mejores resultados, con las capacidades que hoy tienes.
En resumen, la productividad no se limita al ámbito laboral y requiere una gestión integral de nuestros recursos y rutinas. Superar los obstáculos internos, cuidar nuestra salud y adoptar una mentalidad productiva son clave para alcanzar nuestros objetivos y sueños. Implementar rutinas efectivas nos ayudará a optimizar nuestra productividad y lograr resultados significativos.
Autores y Lecturas sugeridas
David Allen, autor de ‘Getting Things Done’, enfatiza la importancia de la organización y la claridad mental para maximizar la productividad. Su enfoque en la gestión del tiempo y la captura de ideas es ampliamente reconocido.
Cal Newport, autor de ‘Deep Work’, aboga por la concentración y la eliminación de distracciones para lograr un trabajo de alta calidad y enfocado. Su enfoque en la productividad centrada en la realización de tareas significativas ha ganado popularidad en el mundo laboral.
Charles Duhigg, autor de ‘The Power of Habit’, destaca la importancia de establecer rutinas efectivas y aprovechar el poder de los hábitos para aumentar la productividad. Según Duhigg, identificar y modificar los patrones habituales puede tener un impacto significativo en nuestros resultados.
Brian Tracy, autor de ‘Eat That Frog!’, recomienda abordar las tareas más difíciles y desafiantes primero, antes de abrumarse con otras responsabilidades. Su enfoque en la priorización y la gestión efectiva del tiempo ha sido ampliamente adoptado.
Finalmente, Tony Schwartz, autor de ‘The Power of Full Engagement’, resalta la importancia de gestionar adecuadamente nuestra energía física, mental y emocional para lograr una productividad sostenible y equilibrada.
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